Który z zamawiających nigdy nie przeszedł kontroli ? Zdarzają się tacy szczęściarze, ale są w zdecydowanej mniejszości. Nie znaczy to też jednak, że w przyszłości żadna kontrola ich nie dotknie.

Zamówienia publiczne kontroluje wiele podmiotów – Centralne Biuro Antykorupcyjne, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, pracownicy Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej, w przypadku zamówień dofinansowanych ze środków unijnych, etc. W trakcie tych kontroli zdarza się, że kontrolujący żądają od zamawiającego udowodnienia czegoś, co udowodnienia nie wymaga, co więcej – żądania te nie są osadzone w granicach prawa. Są to takie wymysły, widzimisię, które funkcjonują w kontroli od lat, wszyscy się już do tego przyzwyczaili – zarówno kontrolujący jak i zamawiający i nikomu nigdy nie przyszło do głowy by zweryfikować zasadność tych żądań.

Udowodnij, że wszcząłeś…

Do najbardziej powszechnego żądania należy prośba o przedstawienie dowodu prawidłowego wszczęcia postępowania, tj. przedstawienia zrzutu strony na dowód tego, że ogłoszenie o zamówieniu było zamieszczone na tej stronie, oraz fotografii tablicy ogłoszeń na dowód tego, że ogłoszenie o zamówieniu było wywieszone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. Wszak postępowanie zamawiający wszczyna poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie i na stronie internetowej. Zamawiający bardzo często wykonują zrzuty stron, fotografie tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, czy też przechowują kartki, które były zawieszone na tablicy ogłoszeń z dziurkami po pinezkach albo śladami magnesów, z widocznymi zagięciami, zabrudzeniami, na dowód tego, że były używane 🙂

Otóż chcę bardzo kategorycznie i jednoznacznie podkreślić, że zamawiający nie musi przechowywać dowodów zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie. Nie mają one żadnej wartości dowodowej, nie są dokumentami, konieczność ich przechowywania nie wynika z żadnego przepisu krajowego ani unijnego i kontrolującym nie wolno ich od Zamawiającego jednoznacznie żądać.

Informacja o tym, że ogłoszenie o zamówieniu zostało umieszczone na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego znajduje się w protokole postępowania (pkt 6 ppkt 3 i 4). To jest miejsce gdzie zamawiający musi oświadczyć o tym, że spełnił nałożony na niego ustawą pzp i przepisami unijnymi obowiązek. Gdyby wobec zamawiającego ktoś postawił zarzut, że ten nie wszczął postępowania, bo ogłoszenia na stronie internetowej i w siedzibie nigdy nie było, to rzeczywiście zamawiający może wszelkimi dostępnymi sobie sposobami starać się pokazać, że było inaczej. Ale nie można z automatu oczekiwać, że zamawiający będzie udowadniał każdą swoją czynność dokonaną w postępowaniu.

Jaka jest podstawa prawna żądań ?

Kontrolujący opierają swoje żądanie na art. 11a pzp. Nic bardziej mylnego. W treści art. 11a pzp znajduje się zobowiązanie zamawiającego do przechowywania dowodu zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz dowodu przekazania tego ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Na tym dyspozycja tego przepisu się kończy. Powoływanie się na art. 11a pzp przy żądaniu zrzutów stron, fotografii, czy też papierowej treści głoszenia z adnotacją, że wisiała ona na tablicy ogłoszeń od… do… nie jest nawet wykładnią rozszerzającą tego przepisu. Jest zwyczajnie nadużyciem prawa.

Bezwartościowe screeny i fotki 🙂

Jakie znaczenie mają zrzuty stron i fotografie ? Czy nie da się ich sfabrykować ? Czy zamawiający, który nie wywiesił w swojej siedzibie ogłoszenia o zamówieniu, nie może już nawet po zakończeniu postępowania powiesić ogłoszenia na tablicy ogłoszeń, ustawić w aparacie daty i zdobić zdjęcia ? I czego to jest dowód ? Na pewno nie tego, że ogłoszenie wisiało. To dowód na zaradność zamawiającego 🙂 Podobnie jest ze stroną internetową. Wystarczy na chwilę „zawiesić” ogłoszenie, zmienić datę w komputerze, zrobić print screen i voilà, dowód na prawidłowe wszczęcie postępowania jak malowany 😀 Ktoś powie, że przecież w protokole też można poświadczyć nieprawdę i napisać, w jakim okresie było zawieszone na stronie internetowej ogłoszenie i zaznaczyć kwadracik „tak” na pytanie, czy ogłoszenie wisiało w siedzibie zamawiającego, choć wcale tak nie było. Ale to tylko pokazuje, że zrzuty i fotografie, czy dodatkowe oświadczenia zamawiającego nie mają żadnej wartości, a tym bardziej ich żądanie jest nieuzasadnione.

Niebezpieczna uległość

Uleganie żądaniom kontroli dla świętego spokoju nie jest najszczęśliwszym pomysłem. Co bowiem zrobicie jak kontrola zażąda czegoś czego mieć nie będziecie ? Kontrolujący mogą sobie wymyślić, że chcą byście udowodnili, że wszystkie oferty na pewno wpłynęły w terminie. Koperta nie jest żadnym dokumentem czy dowodem. Podobnie jak zrzut strony czy fotografia. Żaden przepis dyrektywy, czy pzp nie zająka się nawet na temat takiego przedmiotu jak koperta. Kopert nie trzeba przechowywać. Koperty wyrzuca się do śmieci. Nie możecie, bo kontrolujący także ich żądają ? To podrzyjcie kopertę w drobne kawałeczki podczas otwierania oferty i na żądanie kontrolującego okazania koperty przynieście mu takie puzzle.  A co, jak kontrolujący zażąda byście udowodnili, że na każdym etapie postępowania, na bieżąco sporządzaliście protokół postępowania ? Jak to udowodnicie, jak nie będziecie mieli jego kilku wersji ? Bo do tego się sprowadza. Trzeba byłoby mieć kilka wersji pisemnego, podpisanego protokołu, kończącego się na każdej czynności. Kontrolujący mogą wymyślić byście udowodnili, że szacowaliście zamówienie na pewno z należytą starannością, a wartość zamówienia oszacowana przez zamawiającego na pewno odpowiada warunkom rynkowym, albo powiedzieć,  że cena oferty powinna wydawać się zamawiającemu rażąco niska i żądać by udowodnił dlaczego taka mu się nie wydała. Kontrolujący może także, jak zdarzyło się u jednego z zamawiających, z którym współpracuję, żądać protokołu komisji przetargowej z otwarcia ofert na dowód tego, że na pewno się ono odbyło zgodnie z przepisami ustawy pzp, mimo, że zamawiający takiej procedury nie praktykował i wewnętrznych protokołów komisji przetargowej nie sporządzał. Przykłady bezprawnych żądań można mnożyć. I nawet jak będziecie na większość z nich przygotowani, to zawsze może się znaleźć coś czego nie przewidzicie i czego mieć nie będziecie. Wracam więc do tego co czytaliście chwilę wcześniej. Jeśli chcecie ulegać żądaniom kontroli dla świętego spokoju to miejcie świadomość tego, że to studnia bez dna, bo kontrola przyzwyczajona do uległości zamawiającego rozzuchwala się. Odpowiedzcie sobie na pytanie kiedy skończycie z przyzwoleniem na bezprawie. Które z żądań przeważy szalę goryczy i się zbuntujecie ?